Политика в отношении обработки персональных данных

ПОЛИТИКА в отношении обработки и обеспечения безопасности персональных данных в XOLENZ

1 Общие положения

1.1 Назначение документа

Настоящая Политика в отношении обработки и обеспечения безопасности персональных данных (далее – Политика) разработана на основании ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», с учетом требований Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области персональных данных.

Действие настоящей Политики распространяется на отношения по обработке и обеспечению безопасности информации ограниченного доступа, относящейся в соответствии с законодательством Российской Федерации к персональным данным (далее – ПДн), а также определяет ответственность XOLENZ (далее – Компания) и ее должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм законодательства Российской Федерации, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

Настоящая Политика определяет принципы, цели, порядок и условия обработки ПДн работников Компании и иных субъектов, чьи ПДн обрабатываются Компанией.

В настоящей Политике содержатся положения об ответственности Компании и её работников, в случае выявления нарушений законодательства Российской Федерации, при обработке ПДн.

Настоящая Политика является общедоступным документом и может быть предоставлена по требованиям субъектов ПДн, направленным в адрес Компании.

1.2 Область действия документа

Действие настоящей Политики не распространяется на отношения, возникающие при:

- организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов, имеющих статус архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

- обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну.

Положения настоящей Политики являются обязательными для выполнения всеми работниками и иными лицами, имеющими договорные отношения с Компанией.

2 Принципы обработки персональных данных

Обработка ПДн осуществляется в Компании на основе следующих принципов:

1) Обработка ПДн осуществляется на законной и справедливой основе.

2) Обработка ПДн ограничена достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

3) Компания обрабатывает только ПДн, отвечающие целям их обработки.

4) Компания разделяет базы данных, содержащие ПДн, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

5) Содержание и объем обрабатываемых ПДн соответствуют заявленным целям обработки.

6) Обрабатываемые ПДн не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

7) При обработке ПДн обеспечиваются точность ПДн, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки ПДн.

8) Принимаются необходимые меры, либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных ПДн.

9) Хранение ПДн осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн, если срок хранения ПДн не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект ПДн.

10) Обрабатываемые ПДн уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3 Цели обработки персональных данных

Компания осуществляет обработку персональных данных в целях осуществления деятельности Компании, согласно законодательству Российской Федерации и Уставу Компании.

4 Категории субъектов персональных данных и категории обрабатываемых персональных данных

4.1 Категории субъектов персональных данных, обрабатываемые в XOLENZ

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Компании с использованием средств автоматизации или без использования таковых:

1) Субъекты, данные которых обрабатываются в рамках трудовых отношений, представленные:

- кандидатами на работу в Компанию (соискателями);

- работниками Компании;

- членами семей работников Компании (супруги, дети и близкие родственники);

- лицами, имевшими ранее трудовые отношения с Компанией.

2) Контрагенты Компании, представленные:

- руководителями,

- представителями контрагентов,

- юридическими лицами и их работниками,

- индивидуальными предпринимателями и их работниками (при наличии),

- физическими лицами, имеющие или имевшие договорные отношения с Компанией, в том числе находящиеся на преддоговорном этапе установления таких отношений.

3) Клиенты Компании, в состав которых включаются:

- физические лица (покупатели) и их представители (лица, действующие по доверенности и др.), имеющие договорные отношения с Компанией;

- посетители интернет-магазина и сайта Компании;

- пользователи мобильного приложения;

- участники программы лояльности.

4) Посетители Компании

5) Иные субъекты персональных данных, которые не вошли в вышеперечисленные категории, и обработка персональных данных которых не противоречит законодательству Российской Федерации и необходима XOLENZ для осуществления целей обработки персональных данных.

4.2 Категории персональных данных, обрабатываемые в XOLENZ

В Компании обрабатываются следующие категории ПДн:

- иные категории, которые не могут быть отнесены к специальным категориям персональных данных, к биометрическим персональным данным или к общедоступным ПДн;

- биометрические ПДн;

- общедоступные ПДн.

5 Состав лиц, организующих и участвующих в обработке и обеспечении безопасности персональных данных

В Компании назначается лицо, ответственное за организацию обработки ПДн.

В Компании назначается лицо, ответственное за обеспечение безопасности ПДн в информационных системах персональных данных (далее – ИСПДн).

В обработке ПДн в Компании участвуют работники, в рамках выполнения своих должностных обязанностей.

6 Обработка и обеспечение безопасности персональных данных

6.1 Обработка и порядок прекращения обработки персональных данных

Обработка ПДн в Компании допускается в следующих случаях:

- обработка ПДн осуществляется с согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн;

- обработка ПДн необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект ПДн, в том числе в случае реализации оператором своего права на уступку прав (требований) по такому договору, а также для заключения договора по инициативе субъекта ПДн или договора, по которому субъект ПДн будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

- обработка ПДн необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта ПДн;

- обработка ПДн осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, при условии обязательного обезличивания ПДн. Исключение составляет обработка ПДн в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи, а также в целях политической агитации;

- осуществляется обработка ПДн, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом ПДн, либо по его просьбе;

- осуществляется обработка ПДн, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом;

- также обработка ПДн Компанией возможна в иных случаях, предусмотренных федеральным законодательством.

Включение Компанией ПДн субъектов, в общедоступные источники ПДн, возможно только в случае наличия требований федерального законодательства, либо в случае получения письменного согласия субъекта ПДн.

Компания осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации, с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

Компания осуществляет трансграничную передачу ПДн субъектов, в целях исполнения договорных обязательств с контрагентами, только при наличии согласия субъекта ПДн.

Компания осуществляет обработку биометрических персональных данных, только при наличии требований федерального законодательства, либо при наличии письменного согласия субъекта ПДн. Биометрические персональные данные не хранятся вне информационных систем персональных данных Компании.

Компанией не осуществляется принятие решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта ПДн или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки ПДн.

Компания вправе поручить обработку ПДн другому лицу только с согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, на основании заключаемого с этим лицом договора (далее – поручение оператора). При этом Компания обязывает лицо, осуществляющее обработку ПДн по поручению, соблюдать принципы и правила обработки ПДн, предусмотренные законодательством Российской Федерации. В случае, если Компания поручает обработку ПДн другому лицу, ответственность перед субъектом ПДн за действия указанного лица несет Компания. Лицо, осуществляющее обработку ПДн по поручению Компании, несет ответственность перед Компанией.

Компания обязуется и обязывает иных лиц, получивших доступ к ПДн, не раскрывать третьим лицам и не распространять ПДн без согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации

Обработка Компанией ПДн прекращается в следующих случаях:

- достижение целей обработки ПДн;

- истечение срока обработки ПДн, предусмотренного законодательством Российской Федерации, договором или согласием субъекта ПДн на обработку его ПДн;

- при отзыве субъектом ПДн согласия на обработку его ПДн, в случаях, не противоречащих требованиям законодательства Российской Федерации.

6.2 Сведения о реализуемых требованиях по защите персональных данных

Компания принимает все необходимые правовые, организационные и технические меры при обработке ПДн, для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении ПДн.

Реализуются меры по организации обработки и обеспечению безопасности ПДн, обрабатываемых без средств автоматизации, в том числе:

- для каждой категории ПДн должны быть определены места хранения ПДн (материальных носителей) и установлен перечень лиц, осуществляющих обработку ПДн и имеющих к ним доступ;

- должно быть обеспечено раздельное хранение ПДн (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях;

должны соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность ПДн и исключающие несанкционированный доступ (далее – НСД) к ним при хранении материальных носителей.

Реализуются меры по защите ПДн при их обработке в информационных системах ПДн, в том числе:

- определяется уровень защищенности ПДн при их обработке в информационных системах;

- выполняются требования по защите ПДн в информационных системах ПДн, в соответствии с определенными уровнями защищенности ПДн;

- применяются необходимые средства защиты информации;

- осуществляется оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности ПДн до ввода в эксплуатацию ИСПДн;

- осуществляется учет машинных носителей ПДн;

- осуществляется обнаружение фактов НСД к ПДн и принятие необходимых мер;

- осуществляется восстановление ПДн, модифицированных или уничтоженных вследствие НСД к ним;

- устанавливаются правила доступа к ПДн, обрабатываемым в ИСПДн, а также обеспечиваются регистрация и учет действий, совершаемых с ПДн в ИСПДн, там, где это необходимо;

- контролируются принимаемые меры по обеспечению безопасности ПДн и уровень защищенности ИСПДн.

7 Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

- подтверждение факта обработки его персональных данных Компанией;

- правовые основания и цели обработки персональных данных;

- сведения о применяемых Компанией способах обработки персональных данных;

- наименование и место нахождения Компании, сведения о лицах (за исключением работников Компании), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Компанией или на основании законодательства Российской Федерации;

- обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче персональных данных;

- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

- иные сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены субъекту персональных данных уполномоченными работниками Компании в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.

Субъект персональных данных имеет право на уточнение его персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

Субъект персональных данных имеет право на отзыв согласия на обработку своих персональных данных, однако Компания вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии законных оснований.

По вопросам, связанным с обработкой и защитой Ваших персональных данных, Вы можете связаться с Компанией, направив письменный запрос по адресу: 123290, г. Москва, 1-й Магистральный проезд, д.11, стр.1, пом. II, этаж 2, ком. 54.

Если субъект персональных данных считает, что Компания осуществляют обработку его персональных данных с нарушением требований законодательства Российской Федерации или иным образом нарушаются его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Компании в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор).

8 Нарушение политики и ответственность

Компания несет ответственность за соответствие порядка обработки и обеспечения безопасности персональных данных законодательству Российской Федерации.

Все работники Компании, осуществляющие обработку персональных данных, несут ответственность за соблюдение настоящей Политики и иных локальных актов Компании по вопросам обработки и обеспечения безопасности персональных данных.

Любой работник, которому стало известно о нарушении настоящей Политики или который подозревает о существовании такого нарушения, должен сообщить об этом лицу, ответственному за организацию обработки ПДн, в соответствии с существующими в Компании процедурами.

По факту любых нарушений требований настоящей Политики будут проведены разбирательства в соответствии с существующими в Компании процедурами, по результатам которых могут быть применены меры дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

В тех случаях, когда нарушений требований настоящей Политики явилось причиной нарушения положений законодательства Российской Федерации, Компания вправе обратиться в правоохранительные органы.

Перечень условных обозначений, терминов и сокращений

ИСПДн – Информационная система персональных данных

Компания – XOLENZ

НСД – Несанкционированный доступ

ПДн – Персональные данные

Политика – Политика в отношении обработки и обеспечения безопасности персональных данных